Duurzaamheid krijgt binnen steeds meer zorgorganisaties een vaste plek op de agenda. Medewerkers komen met goede ideeën, duurzaamheidscoördinatoren pakken projecten op, er zijn Green Teams en er worden mooie resultaten geboekt. Maar hoe voorkom je dat duurzaamheid versnipperd blijft en afhankelijk blijft van een paar enthousiaste kartrekkers?
De volgende stap is van incidenteel naar structureel: duurzaamheid zo organiseren dat het onderdeel wordt van de manier waarop de organisatie bestuurt, besluit, investeert en werkt. Niet als extra project naast de zorg, maar als integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Voor duurzaamheidscoördinatoren en duurzame zorgprofessionals ligt daar een belangrijke opgave. Want enthousiasme is een goede start, maar voor blijvende verandering zijn ook mandaat, eigenaarschap, structuur, middelen en ritme nodig.
Organisatiemodel voor duurzaamheid in de zorg
Een Green Team is vaak een belangrijke motor voor verduurzaming. Medewerkers die vanuit hun eigen drive en praktijk kansen zien, kunnen veel in beweging brengen. Tegelijkertijd ontstaat een risico wanneer alle verantwoordelijkheid voor duurzaamheid bij zo’n team of een individuele duurzaamheidscoördinator komt te liggen. Want wie beslist over budgetten? Wie maakt keuzes als duurzaamheid botst met andere organisatiedoelen? Wie bewaakt de voortgang? En wie zorgt dat resultaten worden meegenomen in jaarplannen, investeringsbesluiten en de planning-en-controlcyclus?
Een organisatiemodel voor verduurzaming van zorginstellingen waarmee wij succesvolle resultaten hebben behaald bestaat uit:
- Raad van bestuur/management: met mandaat, die beleid, prioriteiten en budget vaststellen;
- Stuurgroep/Kernteam duurzaamheid: voor het vormgeven van de koers, het zorgen voor samenhang, coördineren en voortgang bewaken van de uitvoering en directe verbinding met RvB/management over duurzaamheid;
- Green Teams/projectteams: voor de uitvoering van concrete projecten, het bewerkstelligen van verandering op de werkvloer en het leveren van input aan stuurgroep/kernteam duurzaamheid.
De achterliggende gedachte van dit model is dat er mandaat van boven is en uitvoering van onderop. Waarbij op alle drie niveaus vertegenwoordigers van relevante organisatieonderdelen zitten, zodat er ook organisatiebreed geborgenheid en slagkracht is. Daarnaast is het van belang dat er tussen de verschillende teams en lagen duidelijke communicatielijnen aanwezig zijn en er gewerkt wordt met heldere kaders over onder andere doelen, tijd, capaciteit en budget.
Van ambitie naar governance
Begin bij het vormgeven van een organisatiemodel voor duurzaamheid niet met de vraag: “wie moeten er in het duurzaamheidsteam zitten?”, maar stel de vraag: “wat moet er in onze organisatie structureel geregeld zijn om onze duurzaamheidsambities te realiseren?“. De eerste stap om deze vraag te beantwoorden is het uitvoeren van een goede inventarisatie. Vragen die daarbij horen zijn onder andere:
- Welke duurzaamheidsambities en doelstellingen zijn al vastgesteld?
- Waar ligt duurzaamheid nu in de organisatie?
- Welke Green Teams en initiatieven zijn er?
- Welke thema’s hebben prioriteit?
- Wie zijn de interne en externe stakeholders?
- Waar worden beslissingen over investeringen, inkoop en bedrijfsvoering genomen?
- Hoe is duurzaamheid verbonden met de planning-en-controlcyclus?
- Welke informatie wordt gemonitord en gerapporteerd?
- Waar zit energie, maar ook waar zitten knelpunten of weerstand?
Naast het doornemen van documenten is het belangrijk om juist aan het begin van het traject gesprekken te voeren met diverse personen en afdelingen. Denk hierbij aan het management, duurzaamheidscoördinator, Green Teams, facilitair, vastgoed, inkoop, HR, communicatie, financiën én vooral ook mensen uit de zorgpraktijk. Juist die laatste groep is belangrijk omdat duurzaamheid uiteindelijk voor een groot deel ook gerealiseerd wordt in de dagelijkse praktijk van zorgprofessionals.
Door iedereen vroegtijdig te betrekken wordt niet alleen relevante informatie opgehaald, maar ook meteen draagvlak gecreëerd voor volgende stappen. Wanneer de inventarisatie gereed is, is het zaak te kijken hoe en met wie het organisatiemodel het beste in te vullen is (/ ingevuld kan worden).
Duurzaamheid als ‘iets van de organisatie’
Om het organisatiemodel effectief en efficiënt te laten zijn en duurzaamheid structureel te borgen binnen de organisatie, dient duurzaamheid ‘iets van de organisatie’ te worden. Enkele randvoorwaarden die hieraan bijdragen zijn:
- Maak van duurzaamheid een terugkerend managementonderwerp: duurzaamheid wordt niet alleen besproken wanneer er een project loopt, maar is een vast onderdeel van de reguliere sturing van de organisatie. Kies een passend ritme van bijvoorbeeld ieder kwartaal dat het management de voortgang van duurzaamheid bespreekt;
- Geef teams niet alleen verantwoordelijkheid, maar ook ruimte: een team dat verantwoordelijk wordt gemaakt voor (een onderdeel van) duurzaamheid, maar geen uren, budget of beslissingsruimte krijgt, loopt vroeg of laat vast. Zoals eerder aangegeven dient daarom vooraf duidelijk te zijn wat het doel, de planning, budget en mandaat is. Tevens is het belangrijk dat er fouten gemaakt mogen worden. Uiteraard binnen de kaders, maar nieuwe initiatieven, werkwijzen etc. vragen om testen en de mogelijkheid om te mogen leren;
- Maak duidelijk onderscheid tussen projecten en blijvende thema’s: sommige onderwerpen zijn tijdelijk zoals een energiescan of elektrisch wagenpark. Als het project klaar is, kan het team stoppen. Andere onderwerpen zijn structureel van aard zoals duurzame inkoop, CO2-reductie en sociale duurzaamheid. Maak hier ook duidelijk onderscheid in zodat de organisatie overzichtelijk blijft en niet langzaam een verzameling van permanente werkgroepen wordt;
- Bouw duurzaamheid in de bestaande organisatie in: zorg dat duurzaamheid onderdeel wordt van bestaande processen en creëer er niet steeds nieuwe processen naast. Voorbeelden hiervan zijn:
a. duurzaamheid opnemen in het jaarplan;
b. duurzaamheidsdoelen koppelen aan de planning-en-controlcyclus;
c. duurzaamheidscriteria meenemen in investeringsbesluiten;
d. CO₂, energie, afval en inkoop structureel monitoren;
e. duurzaamheid opnemen in inkoop- en aanbestedingsprocessen;
f. duurzaamheidsdoelen verbinden aan vastgoed- en huisvestingsplannen;
g. verantwoordelijkheden opnemen in functie- of teamdoelstellingen;
h. duurzaamheid meenemen in opleiding, onboarding en interne communicatie.
Duurzaamheid als verandertraject
Het komen tot een organisatiestructuur waarin duurzaamheid geborgd is, vraagt een verandering van de organisatie op verschillende niveaus. Mensen dienen hun handelen en gedrag te veranderen, iets dat tijd en aandacht vraagt. Hiervoor is dan ook een verandertraject nodig dat er als volgt uit kan zien:
- Inventarisatie: breng strategie, ambities, organisatie, bestaande Green Teams, stakeholders en behoeften in beeld. Kijk ook naar relevante voorbeelden uit andere zorgorganisaties;
- Analyse: vertaal de opgehaalde informatie naar concrete kaders en randvoorwaarden voor de eigen organisatiestructuur;
- Concept implementatieplan: werk hierin onder andere governance, positionering, verantwoordelijkheden, werkwijze, prioriteiten, middelen, communicatie, monitoring, risico’s en planning uit;
- Toetsen: leg het concept voor aan interne stakeholders. Niet alleen om het plan inhoudelijk beter te maken, maar vooral ook om draagvlak en eigenaarschap verder te versterken;
- Definitief implementatieplan: verwerk de feedback en maak een gedragen implementatieplan;
- Besluitvorming: laat het management expliciet besluiten over de uitvoering van het plan;
- Implementeren en leren: voer het implementatieplan stap voor stap uit en ondersteun de teams waar nodig. Regelmatige intervisie en kennisoverdracht helpen om teams steeds zelfstandiger te maken;
- Evalueren en borgen: wat is bereikt, wat werkte, wat niet werkte en wat we op welke manier structureel voortzetten.
Misschien is het wel een van de belangrijkste stappen die zorgorganisaties de komende jaren kunnen zetten: niet méér duurzaamheidsinitiatieven organiseren, maar de organisatie zo inrichten dat goede initiatieven daadwerkelijk kunnen uitgroeien tot blijvende verandering. Zo ontstaat een fundament van waaruit de organisatie kan toewerken naar een meer duurzame en toekomstbestendige zorg.
Bij Lentekracht ondersteunen we graag bij dit soort verandertrajecten. Daarnaast fungeren we als interim duurzaamheidscoördinator, ondersteunen we bij het behalen van de MTZ of zijn we projectleider voor projecten op het gebied van circulair werken en duurzame voeding. Neem gerust contact op om een keer te sparren of gewoonweg kennis te maken.